Benchmarking (Kıyaslama) Nedir? Nasıl Uygulanır?

Günümüzde işletmeler pek çok sert rekabetle karşı karşıya kalabilmektedir. Bu da işletmelerin rekabet gücünde ve pazar paylarında azalmalara yol açmaktadır.

Birçok şirket bu tarz problemlerin içinden çıkmak ve verimliliğini artırmak için çeşitli atılımlarda bulunuyor. Bu atılımlardan biri ise benchmarking yani kıyaslama adı verilen kavramdır. Burada temel amaç kurumun üretimini ve kar payını yükseltmek olacaktır.

Bilindiği üzere günümüz şartlarında yeni bir şirket kurulması bile zorken, kurulan bu şirketin rekabet piyasasında tutunma çabası oldukça zorlayıcıdır. Kendi üretiminiz olan ve mutlaka özgün olması gereken proje ya da ürününüzü tüketiciye sunmadan önce derin ve incelikli bir araştırma yapmanız gerekir. Detaylı ve doğru bir araştırma süresinden sonra müşterinizin sizden ne istediğini tespit edebilirsiniz.

Benchmarking adı verilen yöntem tam da bu konuda size istediğinizi verecektir. Birçok şirket ya da markayı araştırdıktan ve bilgi topladıktan sonra kıyaslama için ihtiyacınız olan verileri toplamış olursunuz. Peki, tüm bu araştırmalar sonucunda müşterilerin sizden tam olarak ne istediğini öğreneceğiniz benchmarking nedir?

Benchmarking adı verilen kavram usta ile çırak ilişkisini andırmaktadır. Çırak olan taraf kendisinden daha üstün olan tarafı izleyerek, yapılan işin nasıl ilerlediğini öğrenmeye çalışır. Daha sonraki aşamada kendisi bu öğrendiklerini uygulamaya koyulur. Kendisi de usta olma yolunda ilerleyerek yöntemlerini geliştirmeye başlar.

Benchmarking in amacı, müşterilerin talep ettiklerini var olan halinden daha iyi bir şekilde yerine getirebilmek için iş yapış biçimlerini daha elverişli bir duruma dönüştürmektir. Tabii ki burada en dikkat edilmesi gereken nokta, iş yapış biçimlerinin müşterinin talepleriyle tam olarak uyumlu olmasıdır. İyi bir kıyaslama yapmak için bu önemli bir noktadır.

Benchmarking tarihine göz atacak olursak, Ford markasının kurucusu olan Henry Ford yürüyen bant sistemiyle üretimi, bir tanıdığını görmek için gittiği 1912 Chicago’da mezbahayı görerek esinlenmiştir. 1950’li yıllarda ise Toyata’nın kurucusu oğlu Eiji Toyoda’yı, General Motors ve Ford gibi büyük markaları incelemek üzere ABD’ye göndermiştir. Oysaki benchmarking i bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’li yılların sonu 1980’li yılların başında Xerox işletmesinin diğer şirketlerle olan kıyaslama fikri ile ortaya çıktığını görmekteyiz.

Benchmarking Amacı Nedir?

Ülkemizdeki iş dünyasında yer alan birçok kurum kıyaslama kavramına yer vermektedir. Benchmarking kavramının temel amacı sektörde ya da bir konuda “en iyi” olmaktır. Kıyaslamanın amacı nedir sorusunun cevabını birlikte inceleyelim;

• Bir işletmenin amaç ve hedeflerini belirlemesine önayak olur.
• Bu hedefler doğrultusunda yapılacak olan planlarının alınmasını sağlar.
• Şirket kültürünün gelişmesi ve güçlenmesinin yanında yarar sağlamayan ve değişmesi gereken konuların değişimini sağlar.
• İşletmenin maliyetlerinin düşmesine katkı sağlayarak, çalışanların motivasyon ve performansını artırmaya yönelik bir gelişme gösterir.

Benchmarking Ne Değildir?

• Ayakta kalmaya çalışan bütün kurum ve kuruluşların karşılaştıkları tüm sorunlara çözüm bulma,
• Çalışan sayısını azalmak için kullanılan bir araç,
• Hiçbir yaratıcılık gerektirmeyen bir kitap,
• İşleri başkasına yaptırmanın kolay yolu,
• Başka işletmelerin verdiği ve kurumların tek yönlü aldığı bilgi akışı,
• Herhangi bir maliyeti olmayan ve gayret gerektirmeyen bir gelişme aracı,
• Uzun süreli bir etkisi olan tek seferlik bir program,
• Başlangıcı ve sonu olan bir proje, değildir.

Benchmarking Türleri

1- Süreç Benchmarking

Bu kıyaslama türü, birbirinden ayrı iş türü ya da işlemler üzerine odaklanmayı hedeflemektedir. Örnek verecek olursak, müşterinin şikayet süreci, muhasebedeki faturalama süreçleri, sipariş alma süreci veya insan kaynakları gibi departmanların işe alım süreçleri diyebiliriz.

Bu tür benchmarking türünde en benzer işleri yapan kurumlar aranmakta ve sonrasında onların çalışmalarından esinlenilmektedir. Özellikle son yıllarda ABD’de süreç benchmarking’e olan ilgi artmış ve başarılı sonuçlar elde edilmiştir.

2- Performans Benchmarking

Bu türdeki benchmarkingler yöneticilerin kendi işletmesinde sunduğu ürün veya hizmetlerin rekabet gücü ve pazar içindeki pozisyonunu belirlemesi anlamına gelir. Örneğin, fiyat, etnik özellikler, yan hizmet ve güvenilirlik ayrıca diğer özellikleri bunlar arasında bulunabilir.

Ürünlerin veya hizmetlerin doğrudan karşılaştırılması performans benchmarking kavramının temelini oluşturmaktadır. Bu tür kıyaslama türünü uygulayan başlıca sektörler, otomotiv, bilgisayar, finanstır. Böylece işletmenin rekabet gücünü ve ne durumda olduklarını kıyaslayabilirler.

3- Stratejik Benchmarking

Bu tür genellikle şirketlerin nasıl rekabet ettiği ile ilgilenir. Stratejik kıyaslamanın alanı diğerlerine göre daha geniştir. Bu sebeple nadiren bir sektör üzerine yoğunlaşmaktadırlar. Çok değişik sektörlerde, kazanan firmaları inceleyerek o işletmelerin başarı öykülerinden kendilerine dersler çıkarırlar.

İyi uygulamalardan biri olan stratejik benchmarking kullananların başında Japon şirketleri gelmektedir. Japon şirketler kendileriyle ilgili olmayan konularda dahi, Amerikalı şirketleri ziyaret ederek inceleme yapmalarıyla ünlenmişlerdir.

Amerikalılar ise daha çok süreç kıyaslaması türüne yoğunlaşırken Japonlar temel dersler ve kazanma stratejileriyle ilgilenirler. Stratejik benchmarking incelemelerinin finansal sonuçlara olan etkisi kısa sürede görülmese de uzun vadede şirkete katacağı fayda büyük olmaktadır.

Benchmarking Aşamaları

Kıyaslama sadece tek bir aşamadan oluşmaz. Benchmarking başarıya bir yoldan ulaşılmasını sağlayacak bir kavram değildir. Birçok aşamadan meydana gelen bu kavramı aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

1- Doğru Bir Planlama

Doğru bir planlama yapılmadan önce eksik olan noktalar belirlenmelidir. Tüm eksikler belirlendikten sonra bunları iyileştirmek için nasıl bir planlama yapılacağına dair yol haritası çizilmelidir. İlerlenecek yol net ve açık olmalıdır ki diğer aşamalara gelindiğinde herhangi bir hata veya kafa karışıklığına sebebiyet vermesin.

2- Kurum Seçimi

Benchmarking kavramının bir diğer aşaması kurum seçimidir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta kıyaslamanın yapılacağı kurumun benzer sektörden olması ve aynı zamanda işlerin çok iyi yürütüldüğü bir işletme olmasıdır. Kurum ile iletişime geçilebilir veya işbirliği sağlanabilir.

3- Analiz Yapma

Üçüncü aşama karşılaştırma analizlerinin yapıldığı aşamadır. Veriler hazır edilir, eksik olanlar tamamlanır ve çözüm önerileri ortaya çıkarılır. Eksik kalınan yerler konusunda çözüm önerileri dile getirilir ya da “daha iyi nasıl olabiliriz” sorusuna dair sağlam adımlar atılır.

4- Uygulama Aşaması

Son ve en önemli benchmarking aşaması olan uygulama aşamasında başarılı olabilmek kıyaslamaya bağlıdır. Doğru kıyaslanma, iyi bir organizasyon yapısıyla mümkündür. Buradaki amaç yeni yöntemler geliştirmekten çok, var olan en iyi örneği göz önüne alarak uyarlama yoluyla ilerlemektir.

Benchmarking Nasıl Uygulanır?

Bu süreç için öncelikle en az iki şirkete ihtiyaç vardır. Tabii ki isteğe bağlı olarak daha çok şirketle de kıyaslama yoluna gidebilirsiniz. Bu tamamen sizin tercihinize kalmıştır. Benchmarking uygulamasına dahil olan bir şirket;

• İstekli ve kararlı olarak en iyiyi kendine hedef olarak görmeli,
• Piyasaya hakim olmalı ve en iyilerin kim olduklarını bilmeli,
• Saydam olmalı,
• Benchmarking sürecini iyi bilmeli ve aşamalarına sadık kalmalı,
• Şirket çalışanlarını bu konuda eğitmelidir.

Hangi Şirketle Benchmarking Yapılır?

Kurumun hangi şirketle benchmarking yapacağını iyi seçmesi gereklidir. Önceden araştırma yapması ve bir değerlendirme sonucunda karara varması uygun olacaktır. Örneğin endüstri alanında ödül almış, sektörde belirli bir güce sahip, uluslararası kalitede bir şirket ile kıyaslama yapmak iyi bir tercih olacaktır.

Benchmarking yapmaya başlarken;

Benchmarking süreci sürekli bir öğrenme prosesinden oluşmaktadır. Bu işe başlamak yönetim desteğini ve çalışan azmini beraberinde getirmektedir. Bu desteği ve motivasyonu sağlamak aşağıda yer alan beş adımdan oluşmaktadır.

• Benchmarking kavramının gelişim ve adımlarını iyi anlamak,
• Bu uygulamanın planlanması,
• Kıyaslama çalışmalarını gerçekleştirebilecek nitelikleri sağlamak,
• Hem yöneticileri hem de şirket çalışanlarını kıyaslamaya katılmaları konusunda eğitmek,
• Benchmarking sürecinde yer alacak beklentilerin iyi aktarılması ve şirket çalışanlarına bu konuda sorumluluk vermek.

Sonuç olarak kıyaslama sistemi birçok uygulamayı içinde barındıran bütün bir oluşumdur. Başkaları bir konuda iyiyse, tekerleği en baştan bulmaya çalışmak yerine var olan bir durum üzerinden en iyisini yapmayı hedeflemek başarıya giden yolun anahtarlarından sadece bir tanesidir. Yani kıyaslama tüm katılımcıların kazançlı olarak çıktığı bir ortamda tecrübe ve kazanımların paylaşılması sayesinde en iyiye en kısa sürede ulaşma sistemidir.